A projektindító megbeszélés 3 fázisa

A projektindító megbeszélés alapja a pályázati projektmenedzsment kihívásokkal teli területének, amelyben hatékony szervezésre és stratégiai gondolkodásra van szükség. Mindenki, aki pályázatot nyújt be, tudja vagy jó ha tudja, hogy a támogatás elnyerése csak az első lépés.

A neheze még csak most következik!

A projektmegvalósítás egy olyan terület, amely az üzleti élet minden szakaszán kritikus lehet. Viszont, ha pályázati projektedet hatékonyan menedzseled, akkor nagyobb esélyed van arra, hogy időben észre vedd a rizikófaktorokat. A megfelelő kezeléssel pedig nem csak a pályázatírásban leszel sikeres, hanem a lényeget a megvalósítás szövevényes akadályait is megugrod! 

Ebben a blogposztban megvizsgáljuk a projektindító megbeszélés alapvető fázisait, miközben olyan gyakorlati eszközöket is bemutatunk, amelyek segíthetnek a hatékonymegvalósításban.

Projektindító megbeszélés

A projektmenedzsment folyamat első és kulcsfontosságú lépése a kapcsolatfelvétel és a projekt elindítása. Ez a fázis lehetőséget nyújt a projektcsapat tagjainak arra, hogy megértsék a projekt céljait, feladatait és az elvárt eredményeket.

Ezen a megbeszélésen minden résztvevőnek tisztában kell lennie azzal, hogy milyen szerepet játszik a projektben és milyen felelősségei vannak. 

Ezek tisztázása és nyomon követése/számonkérése adja az egész megvalósítás gerincét, nevezhetjük akár sorvezetőnek is.

Ami mindenképp legyen nálad egy ilyenmegbeszélésen:

• Találkozó napirendje
• Részletes projektterv és leírás
• Részletes költségvetés és ha van hozzá kapcsolódó ajánlatok
• Jegyzetfüzet és toll / laptop

Eszköz, amely segít a megbeszélésen

Egy üres Gantt-diagram

Ez a legrégebbi technika, amit ismerni lehet a projektmegvalósításban. Vannak már szoftveres lehetőségei is, de ha nem vagyunk ilyennek a birtokában, akkor is már megannyi tölthető le az internetről. De akár Excel-ben is előhívható sablon formájában.

Előnye, hogy elkészítése egyszerű és gyorsan áttekinthető a tevékenységek és azok lefolyása az időben.

A projektindító alatt folyamatosan tölthetjük feladatokkal.

Tipp: Legyen nálad több üres Gantt-diagram, mert a megbeszélés folyamán sosem az első verzió lesz a végleges. Az utolsó Gantt-diagram mindig a találkozó végén realizálódik.

Fontos, hogy a diagramon beül a tevékenységek egymásra utaltságát mindig jelöljük, hogy később könnyebb dolgunk legyen a végső verziónál. Akár több diagram is létrehozható tevékenységekre és azon belül alapozó tevékenységekre bontva. (külön felelős is hozzárendelhető)

A főtevékenységekre vonatkozó diagramkészítése viszont kötelező!

1. fázis: Tartalom összeállítása

A projektindító megbeszélés 1. fázisa a projekttartalmának összeállítása. Ebben a fázisban a projektcsapatnak meg kell határozni, hogy milyen lépések és tevékenységek szükségesek a projekt megvalósításához. Itt nem csak a főtevékenységek, értsd: a projekt költségvetésben szereplő tevékenységeknek a feltüntetése szükséges, hanem a megalapozó tevékenységek is, amik a fő tevékenységhez kapcsolódnak.

Ha tudunk rendeljünk felelősöket az egyes tevékenységekhez, lehetőleg olyanokat akik könnyen azonosulni tudnak a feladattal.

Itt minden mozzanatot érdemes feljegyezni.

Például az eszközbeszerzésekhez ajánlatok újbóli bekérése vagy frissítése, telephelyfejlesztéshez pedig a kivitelezővel történő megbeszélés az építkezés indításáról és természetesen az ajánlat frissítéséről.

Mindig jobb, ha tevékenységről-tevékenységre haladunk.

Ne ugráljunk! Ez a találkozó levezetőjének a feladata. A legértékesebb projektek esetén is az idő, ezért hatékonyságunkat ne törje meg szétszortság.

2. fázis: Projektmenedzsment prioritások

A projektmenedzsment során a sürgősség és a prioritások kezelése elengedhetetlen. A projektcsapatnak meg kell értenie, hogy mely feladatok sürgősebbek, és ezeket előre kell hozni majd a teendők listáján.

Az első lépés ebben a fázisban, hogy a projektcsapat áttekintse az összes tevékenységet és feladatot. Fontos, hogy minden feladatot felmérjenek a várható időigény és a hatás szempontjából. Ez lehetővé teszi, hogy lássák, mely feladatok azok, amelyek gyors intézkedést igényelnek.

Második lépésként az összes tevékenységet ésfeladatot, a projektcsapatnak rangsorolnia kell azokat a fontosság és sürgősség alapján.

A „sürgősség” azt jelenti, hogy mennyire gyorsan kell intézkedni, míg a „fontosság” azt jelenti, mennyire befolyásolja a projekt végcéljait és eredményeit.

Megfelelő eszköz lehet ehhez az Eisenhower-mátrix, úgy hogy nem mátrixban gondolkozunk, de ettől függetlenül ismerjük a mátrix lényegét, ami az alábbi:

Fontos és Sürgős (FS)

Csináld meg azonnal!

Fontos, de Nem Sürgős (FNS)

Tervezd be a naptárba!

Nem Fontos, de Sürgős (NFS)

Delegáld másnak a feladatot!

Nem Fontos és Nem Sürgős (NFNS)

Töröld a tevékenységet!

(Csak szétaprózza az idődet!)

A betűkombinációkkal gyorsan be tudjuk sorolni a tevékenységet diagrammunkban.

3. fázis: Időhorizont meghatározása

A projektmenedzsment terén az időhorizont nagyon fontos. A projekt lépéseinek és tevékenységeinek sorrendjének meghatározása segít a hatékony időgazdálkodásban és a feladatok pontos végrehajtásában.

Jobban átláthatjuk a feladatok egymásra utaltságát és ehhez nem kell más, mintát gondolni azokat projektinduláskor.

Most, hogy már rendelkezünk a projekt feladataival és tevékenységeivel valamint jobb esetben még felelősöket is hozzá tudtunk rendelni, meg kell határoznunk az időbeni lefolyását projektünknek.

Mindig van egy kezdő időpont és tisztában vagyunk a projekt megvalósításának határidejével. Tudjuk mely tevékenységek épülnek egymásra. Végeztünk a Fontossági és Sürgősségi besorolással is.

Ezen hármas tudással már könnyedén be tudjuk illeszteni a projekt időhorizontjába (Gantt-diagram) feladatainkat. Az idővel, ahol lehet mindig ráhagyással számoljunk és igyekezzünk rugalmasan állni a változásokhoz.

A sikeresen végrehajtott pályázati projektmenedzsment a fent említett lépéseket és eszközöket tartalmazza általában. Az alapos tervezés, az időgazdálkodás és a kommunikáció kulcsfontosságúak a projekt sikeréhez. Ne feledd, hogy a projektmenedzsment folyamata dinamikus lehet és az alkalmazkodás szükséges lehet a változó körülményekhez.

A megfelelő projektmenedzsment szakértelem és mindset kialakítás segít abban, hogy a pályázatokat sikeresen megvalósítsuk és a támogatást hatékonyan használjuk fel a kívánt eredmények eléréséhez.