A projektindító megbeszélés 3 fázisa
A projektindító megbeszélés alapja a pályázati projektmenedzsment kihívásokkal teli területének, amelyben hatékony szervezésre és stratégiai gondolkodásra van szükség. Mindenki, aki pályázatot nyújt be, tudja vagy jó ha tudja, hogy a támogatás elnyerése csak az első lépés.
A neheze még csak most következik!
Olvasási idő: 5 perc
A projektmegvalósítás egy olyan terület, amely az üzleti élet minden szakaszán kritikus lehet. Viszont, ha pályázati projektedet hatékonyan menedzseled, akkor nagyobb esélyed van arra, hogy időben észre vedd a rizikófaktorokat. A megfelelő kezeléssel pedig nem csak a pályázatírásban leszel sikeres, hanem a lényeget a megvalósítás szövevényes akadályait is megugrod!
Ebben a blogposztban megvizsgáljuk a projektindító megbeszélés alapvető fázisait, miközben olyan gyakorlati eszközöket is bemutatunk, amelyek segíthetnek a hatékony megvalósításban.
Projektindító megbeszélés
A projektmenedzsment folyamat első és kulcsfontosságú lépése a kapcsolatfelvétel és a projekt elindítása. Ez a fázis lehetőséget nyújt a projektcsapat tagjainak arra, hogy megértsék a projekt céljait, feladatait és az elvárt eredményeket.
Ezen a megbeszélésen minden résztvevőnek tisztában kell lennie azzal, hogy milyen szerepet játszik a projektben és milyen felelősségei vannak.
Ezek tisztázása és nyomon követése / számonkérése adja az egész megvalósítás gerincét, nevezhetjük akár sorvezetőnek is.
Ami mindenképp legyen nálad egy ilyen megbeszélésen:
– Találkozó napirendje
– Részletes projektterv és leírás
– Részletes költségvetés és ha van hozzákapcsolódó ajánlatok
– Jegyzetfüzet és toll / laptop
Eszköz, amely segít a megbeszélésen
Egy üres Gantt-diagram
Ez a legrégebbi technika, amit ismerni lehet a projektmegvalósításban. Vannak már szoftveres lehetőségei is, de ha nem vagyunk ilyennek a birtokában, akkor is már megannyi tölthető le az internetről. De akár Excel-ben is előhívható sablon formájában.
Előnye, hogy elkészítése egyszerű és gyorsan áttekinthető a tevékenységek és azok lefolyása az időben.
A projektindító alatt folyamatosan tölthetjük fel adatokkal.
Tipp: Legyen nálad több üres Gantt-diagram, mert a megbeszélés folyamán sosem az első verzió lesz a végleges. Az utolsó Gantt-diagram mindig a találkozó végén realizálódik.
Fontos, hogy a diagramon beül a tevékenységek egymásra utaltságát mindig jelöljük, hogy később könnyebb dolgunk legyen a végső verziónál. Akár több diagram is létrehozható tevékenységekre és azon belül alapozó tevékenységekre bontva. (külön felelős is hozzárendelhető)
A főtevékenységekre vonatkozó diagram készítése viszont kötelező!
1. fázis: Tartalom összeállítása
A projektindító megbeszélés 1. fázisa a projekt tartalmának összeállítása. Ebben a fázisban a projektcsapatnak meg kell határozni, hogy milyen lépések és tevékenységek szükségesek a projekt megvalósításához. Itt nem csak a fő tevékenységek, értsd: a projekt költségvetésben szereplő tevékenységeknek a feltüntetése szükséges, hanem a megalapozó tevékenységek is, amik a fő tevékenységhez kapcsolódnak.
Ha tudunk rendeljünk felelősöket az egyes tevékenységekhez, lehetőleg olyanokat akik könnyen azonosulni tudnak a feladattal.
Itt minden mozzanatot érdemes feljegyezni.
Például az eszközbeszerzésekhez ajánlatok újbóli bekérése vagy frissítése, telephelyfejlesztéshez pedig a kivitelezővel történő megbeszélés az építkezés indításáról és természetesen az ajánlat frissítéséről.
Mindig jobb, ha tevékenységről-tevékenységre haladunk.
Ne ugráljunk! Ez a találkozó levezetőjének a feladata. A legértékesebb projektek esetén is az idő, ezért hatékonyságunkat ne törje meg szétszortság.
2. fázis: Projektmenedzsment prioritások
Fontos és Sürgős (FS)
Csináld meg azonnal!
Fontos, de Nem Sürgős (FNS)
A betűkombinációkkal gyorsan be tudjuk sorolni a tevékenységet diagrammunkban.
3. fázis: Időhorizont meghatározása
A projektmenedzsment terén az időhorizont nagyon fontos. A projekt lépéseinek és tevékenységeinek sorrendjének meghatározása segít a hatékony időgazdálkodásban és a feladatok pontos végrehajtásában.
Jobban átláthatjuk a feladatok egymásra utaltságát és ehhez nem kell más, mint átgondolni azokat projektinduláskor.
Most, hogy már rendelkezünk a projekt feladataival és tevékenységeivel valamint jobb esetben még felelősöket is hozzá tudtunk rendelni, meg kell határoznunk az időbeni lefolyását projektünknek.
Mindig van egy kezdő időpont és tisztában vagyunk a projekt megvalósításának határidejével. Tudjuk mely tevékenységek épülnek egymásra. Végeztünk a Fontossági és Sürgősségi besorolással is.
Ezen hármas tudással már könnyedén be tudjuk illeszteni a projekt időhorizontjába (Gantt-diagram) feladatainkat. Az idővel, ahol lehet mindig ráhagyással számoljunk és igyekezzünk rugalmasan állni a változásokhoz.
A sikeresen végrehajtott pályázati projektmenedzsment a fent említett lépéseket és eszközöket tartalmazza általában. Az alapos tervezés, az időgazdálkodás és a kommunikáció kulcsfontosságúak a projekt sikeréhez. Ne feledd, hogy a projektmenedzsment folyamata dinamikus lehet és az alkalmazkodás szükséges lehet a változó körülményekhez.
A megfelelő projektmenedzsment szakértelem és mindset kialakítás segít abban, hogy a pályázatokat sikeresen megvalósítsuk és a támogatást hatékonyan használjuk fel a kívánt eredmények eléréséhez.
Ha bármilyen kérdésed van, ne habozz felvenni velünk a kapcsolatot!
Ne felejtsd el! Cégünk aktív Facebook, TikTok és Instagram social media csatornákkal rendelkezik, ahol további hasznos tippeket és ötleteket találsz.
Csatlakozz hozzánk és lépj be a sikeres pályázók közösségébe!