A projektindító megbeszélés 3 fázisa

Home / Blog / Blog / A projektindító megbeszélés 3 fázisa

A projektindító megbeszélés alapja a pályázati projektmenedzsment kihívásokkal teli területének, amelyben hatékony szervezésre és stratégiai gondolkodásra van szükség. Mindenki, aki pályázatot nyújt be, tudja vagy jó ha tudja, hogy a támogatás elnyerése csak az első lépés.

A neheze még csak most következik!

A projektmegvalósítás egy olyan terület, amely az üzleti élet minden szakaszán kritikus lehet. Viszont, ha pályázati projektedet hatékonyan menedzseled, akkor nagyobb esélyed van arra, hogy időben észre vedd a rizikófaktorokat. A megfelelő kezeléssel pedig nem csak a pályázatírásban leszel sikeres, hanem a lényeget a megvalósítás szövevényes akadályait is megugrod! 

Ebben a blogposztban megvizsgáljuk a projektindító megbeszélés alapvető fázisait, miközben olyan gyakorlati eszközöket is bemutatunk, amelyek segíthetnek a hatékonymegvalósításban.

Projektindító megbeszélés

A projektmenedzsment folyamat első és kulcsfontosságú lépése a kapcsolatfelvétel és a projekt elindítása. Ez a fázis lehetőséget nyújt a projektcsapat tagjainak arra, hogy megértsék a projekt céljait, feladatait és az elvárt eredményeket.

Ezen a megbeszélésen minden résztvevőnek tisztában kell lennie azzal, hogy milyen szerepet játszik a projektben és milyen felelősségei vannak. 

Ezek tisztázása és nyomon követése/számonkérése adja az egész megvalósítás gerincét, nevezhetjük akár sorvezetőnek is.

Ami mindenképp legyen nálad egy ilyenmegbeszélésen:

  • Találkozó napirendje
  • Részletes projektterv és leírás
  • Részletes költségvetés és ha van hozzá kapcsolódó ajánlatok
  • Jegyzetfüzet és toll / laptop

Eszköz, amely segít a megbeszélésen

Egy üres Gantt-diagram

Ez a legrégebbi technika, amit ismerni lehet a projektmegvalósításban. Vannak már szoftveres lehetőségei is, de ha nem vagyunk ilyennek a birtokában, akkor is már megannyi tölthető le az internetről. De akár Excel-ben is előhívható sablon formájában.

Előnye, hogy elkészítése egyszerű és gyorsan áttekinthető a tevékenységek és azok lefolyása az időben.

A projektindító alatt folyamatosan tölthetjük feladatokkal.

Tipp: Legyen nálad több üres Gantt-diagram, mert a megbeszélés folyamán sosem az első verzió lesz a végleges. Az utolsó Gantt-diagram mindig a találkozó végén realizálódik.

Fontos, hogy a diagramon beül a tevékenységek egymásra utaltságát mindig jelöljük, hogy később könnyebb dolgunk legyen a végső verziónál. Akár több diagram is létrehozható tevékenységekre és azon belül alapozó tevékenységekre bontva. (külön felelős is hozzárendelhető)

A főtevékenységekre vonatkozó diagramkészítése viszont kötelező!

1. fázis: Tartalom összeállítása

A projektindító megbeszélés 1. fázisa a projekttartalmának összeállítása. Ebben a fázisban a projektcsapatnak meg kell határozni, hogy milyen lépések és tevékenységek szükségesek a projekt megvalósításához. Itt nem csak a főtevékenységek, értsd: a projekt költségvetésben szereplő tevékenységeknek a feltüntetése szükséges, hanem a megalapozó tevékenységek is, amik a fő tevékenységhez kapcsolódnak.

Ha tudunk rendeljünk felelősöket az egyes tevékenységekhez, lehetőleg olyanokat akik könnyen azonosulni tudnak a feladattal.

Itt minden mozzanatot érdemes feljegyezni.

Például az eszközbeszerzésekhez ajánlatok újbóli bekérése vagy frissítése, telephelyfejlesztéshez pedig a kivitelezővel történő megbeszélés az építkezés indításáról és természetesen az ajánlat frissítéséről.

Mindig jobb, ha tevékenységről-tevékenységre haladunk.

Ne ugráljunk! Ez a találkozó levezetőjének a feladata. A legértékesebb projektek esetén is az idő, ezért hatékonyságunkat ne törje meg szétszortság.

2. fázis: Projektmenedzsment prioritások

A projektmenedzsment során a sürgősség és a prioritások kezelése elengedhetetlen. A projektcsapatnak meg kell értenie, hogy mely feladatok sürgősebbek, és ezeket előre kell hozni majd a teendők listáján.

Az első lépés ebben a fázisban, hogy a projektcsapat áttekintse az összes tevékenységet és feladatot. Fontos, hogy minden feladatot felmérjenek a várható időigény és a hatás szempontjából. Ez lehetővé teszi, hogy lássák, mely feladatok azok, amelyek gyors intézkedést igényelnek.

Második lépésként az összes tevékenységet ésfeladatot, a projektcsapatnak rangsorolnia kell azokat a fontosság és sürgősség alapján.

A „sürgősség” azt jelenti, hogy mennyire gyorsan kell intézkedni, míg a „fontosság” azt jelenti, mennyire befolyásolja a projekt végcéljait és eredményeit.

Megfelelő eszköz lehet ehhez az Eisenhower-mátrix, úgy hogy nem mátrixban gondolkozunk, de ettől függetlenül ismerjük a mátrix lényegét, ami az alábbi:

Fontos és Sürgős (FS)

Csináld meg azonnal!

Fontos, de Nem Sürgős (FNS)

Tervezd be a naptárba!

Nem Fontos, de Sürgős (NFS)

Delegáld másnak a feladatot!

Nem Fontos és Nem Sürgős (NFNS)

Töröld a tevékenységet!

(Csak szétaprózza az idődet!)

A betűkombinációkkal gyorsan be tudjuk sorolni a tevékenységet diagrammunkban.

3. fázis: Időhorizont meghatározása

A projektmenedzsment terén az időhorizont nagyon fontos. A projekt lépéseinek és tevékenységeinek sorrendjének meghatározása segít a hatékony időgazdálkodásban és a feladatok pontos végrehajtásában.

Jobban átláthatjuk a feladatok egymásra utaltságát és ehhez nem kell más, mintát gondolni azokat projektinduláskor.

Most, hogy már rendelkezünk a projekt feladataival és tevékenységeivel valamint jobb esetben még felelősöket is hozzá tudtunk rendelni, meg kell határoznunk az időbeni lefolyását projektünknek.

Mindig van egy kezdő időpont és tisztában vagyunk a projekt megvalósításának határidejével. Tudjuk mely tevékenységek épülnek egymásra. Végeztünk a Fontossági és Sürgősségi besorolással is.

Ezen hármas tudással már könnyedén be tudjuk illeszteni a projekt időhorizontjába (Gantt-diagram) feladatainkat. Az idővel, ahol lehet mindig ráhagyással számoljunk és igyekezzünk rugalmasan állni a változásokhoz.

A sikeresen végrehajtott pályázati projektmenedzsment a fent említett lépéseket és eszközöket tartalmazza általában. Az alapos tervezés, az időgazdálkodás és a kommunikáció kulcsfontosságúak a projekt sikeréhez. Ne feledd, hogy a projektmenedzsment folyamata dinamikus lehet és az alkalmazkodás szükséges lehet a változó körülményekhez.

A megfelelő projektmenedzsment szakértelem és mindset kialakítás segít abban, hogy a pályázatokat sikeresen megvalósítsuk és a támogatást hatékonyan használjuk fel a kívánt eredmények eléréséhez.

Ha bármilyen kérdésed van vedd igénybe ingyenes konzultációnkat!

Ne felejtsd el, hogy cégünk aktív social média csatornákkal rendelkezik, ahol további hasznos tippeket és ötleteket találsz.

projektindító
Szerző:
Kozma Richárd
Közzététel:
2023 Nov 13

Maradjunk kapcsolatban!

Iratkozz fel hírlevelünkre, hogy elsőként értesülj új pályázati lehetőségekről.

A feliratkozással elfogadja az adatvédelmi szabályzatot.

Hasonló bejegyzések

Hírek

GINOP Plusz-2.1.3-24 – KKV-k innovációs képességének támogatása. Megjelent a tervezet, ami segítheti cégének technológia fejlesztését.

Hírek

GINOP Plusz-2.1.3-24 – KKV-k innovációs képességének támogatása. Megjelent a tervezet, ami segítheti cégének technológia fejlesztését.

grafikai

Legyen sikeres támogatási kérelmed

Átlagosan a pályázatot benyújtók mindössze 30%-a kap támogatást. Ha megbízol minket projekted előkészítésével és menedzsmentjével, az alábbi előnyöket élvezheted:
nyíl
  • Lépésről-lépésre építjük fel cégedben és projektedben rejlő lehetőségeket
  • Egyedi projekttel indulhatsz a tucat pályázók között
  • Pályázati időráfordításod nagymértékben csökken
  • Egy határidőről sem maradsz le
Meglátásainkkal és tapasztalatunkkal növelheted pályázati esélyeid. Ha szeretnéd, hogy pályázatod sikeres legyen és előmozdítsa céged fejlődését, lépj kapcsolatba velünk.

Ingyenes konzultáció

Add meg adataidat.
Mi pedig bevizsgáljuk vállalkozásod és felvesszük veled a kapcsolatot.

Az űrlap elküldésével Ön elfogadja az adatkezelési szabályzatot.

Pályázatírás hatékonyan

Kérj visszahívást!

Sok kérdésed van, de most nincs időd rá?
Add meg adataid és az időpontot, amikor ráérsz.
Visszahívunk, amikor jó neked!
wisesense

WiseSense Kft.
Pesti út 153.
1173
Budapest

+36 70 675 9216

office@wisesense.hu